Nieuwsbrief en mailingen
Toestemming vragen voor het versturen van een nieuwsbrief is ook heel belangrijk in het kader van de nieuwe wetgeving. Laat mensen bevestigen waar ze zich voor inschrijven - opt-in (hoe vaak stuur je een mailing bijvoorbeeld) en geef ook duidelijk aan hoe ze zich uit kunnen schrijven - opt-out.
Je moet al je e-mailklanten ‘registreren’. Achteraf moet je kunnen aantonen hoe je ze hebt verkregen en waarvoor deze personen precies toestemming hebben gegeven.
Kans of bedreiging?
De nieuwe wetgeving zorgt voor vele extra handelingen en papierwerk. Echte rhet biedt ook kansen. Kijk opnieuw naar je marketingplan en bedenk hoe je je klanten op een andere manier warm kunt maken om je mails te blijven ontvangen. Kies niet meer voor snelle winst, maar verbind je klanten met je bedrijf of merk. Zo kun je juist een langdurige relatie opbouwen, die veel waardevoller is.
Kun je niet bewijzen of iemand je toestemming heeft gegeven om nieuwsbrieven te ontvangen, dan is het raadzaam om opnieuw toestemming vragen. Zie dat als een kans! Hierdoor krijg je ongetwijfeld een kleinere mailinglijst, maar vast met meer succes: minder bounces, meer geopende mailings en meer kliks. Per saldo leveren je mailings hierna net zo veel op als nu, alleen wat minder irritatie bij de ontvangers.
Checklist
Wat kun je doen om je nieuwsbrief aanmeldingen goed op orde te maken:
1. Alleen noodzakelijke gegevens
Vraag bij het aanmelden voor een nieuwsbrief alleen om gegevens die je nodig hebt om de mailings te kunnen versturen. Als je aanvullende gegevens vraagt vermeldt dan duidelijk waarom je dit doet.
2. Vraag toestemming
Laat een nieuwsbriefaanmelding actief bevestigen, zodat een inschrijver bewust en actief weet wat hij doet. Vermeldt ook duidelijk wat hij/zij kan verwachten (frequentie en/of inhoud nieuwsbrief). Wanneer je een nieuwsbrief aanmeldformulier op je website hebt, is het aan te raden om onder de aanmeldknop een korte notitie te zetten die de gebruiker informeert over wat er gebeurt met de gegevens, en een link naar de privacyverklaring. De opt-in checkbox mag niet vooraf staan aangevinkt, want dan is het geen actieve handeling meer.
3. Dubbele opt-in
Aan te raden is om met een dubbel aanmeldsysteem te werken. Dit houdt in dat men naast het invullen van een formulier op de website ook een mail toegestuurd krijgt om zich te bevestigen voor de aanmelding. Als je kunt aantonen dat je hebt gewerkt met een dubbele opt-in (waarbij je een bevestigingslink mailt en pas na klikken de inschrijving echt gedaan wordt) dan staat voldoende vast dat mensen zich vrijwillig hebben ingeschreven.
4. Bestaande klanten opnieuw mailen
Heb je geen zicht op je huidige malinglijst (wie heeft wanneer en waarvoor toesteming gegeven?). Schoon je database op! Om een up-to-date database met "bevestigde" inschrijvers op te bouwen is het raadzaam bestaande klanten een korte aantrekkelijke mail te sturen waarin ze zich alsnog actief inschrijven.